Spam e Privacy

Legge sulla privacy e Spam. È lecito mandare email commerciali o promozionali?

Non sono né un avvocato né un commercialista. Ma da ingegnere cercherò comunque di fare chiarezza su un argomento che appare sempre piuttosto confuso: in Italia è lecito spedire email commerciali e/o email promozionali?

Spam e privacy. Cosa sono?

Mi rifaccio sostanzialmente a quanto pubblicato dal Garante della Privacy sulla Gazzetta Ufficiale N.174 del 26 luglio 2013  titolo “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam – 4 luglio 2013”

 

Cos’è lo SPAM per la legge sulla Privacy?

Ai fini del Codice, lo Spam è costituito dalle comunicazioni per l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale (v. artt. 7, comma 4, lett. b), 130, comma 1 e 140 del Codice) effettuate, in violazione delle norme del Codice, con sistemi automatizzati di chiamata senza operatore (c.d. telefonate preregistrate) oppure con modalità assimilate alle prime (quali: e-mail, fax, sms, mms). Per l’applicazione del Codice, non è necessario un invio massiccio e/o simultaneo a una pluralità di indirizzi o numeri di telefono, poiché siffatta modalità si rileva solo eventualmente per qualificare il trattamento come sistematico per la quantificazione delle sanzioni.

Informativa sulla Privacy e Consenso

Parlando di privacy e di Spam bisogna fare attenzione a non confondere i seguenti elementi:

• Informativa sulla privacy – Quando si inizia a trattare un dato personale come l’indirizzo email, occorre mandare l’informativa sul trattamento dei dati personali. È sufficiente inviarla, non serve una notifica di ricezione. L’informativa è d’obbligo anche se non si inviano email di tipo pubblicitario, ma per il solo fatto di essere entrati in possesso di quell’indirizzo.
• Consenso all’invio di comunicazioni di carattere pubblicitario – Per inviare email di carattere pubblicitario occorre ottenere il consenso, che deve essere documentabile. Nel B2C il consenso deve essere manifestato “liberamente, in modo esplicito, in forma differenziata rispetto alle diverse finalità e categorie di servizi e prodotti” proposti. Tutto questo prima che avvenga l’inoltro di qualsiasi messaggio.

Esaminiamo nel dettaglio cosa vuol dire:

• Il consenso deve essere documentato per iscritto – Significa che occorre avere una traccia scritta dell’avvenuto consenso. Supponendo, per esempio, di raccogliere attraverso una form via web il consenso, quello che dobbiamo documentare per iscritto è che: in data gg/mm/aaaa alle ore hh:mm dall’indirizzo IP xxx.yyyy.zzz.www, il soggetto tal dei tali ha dato il proprio consenso.
• Il fatto che debba essere manifestato liberamente significa che la richiesta del consenso non deve essere collegata alla possibilità di partecipare all’estrazione di un premio, alla partecipazione a un concorso o alla possibilità di scaricare un documento. Deve essere possibile sempre e comunque sfruttare le possibilità offerte, indipendentemente dall’aver prestato o meno il proprio consenso a ricevere ulteriori messaggi pubblicitarie/o alla cessione dei propri dati a terzi. Ovviamente, in ogni caso, va mostrata al soggetto l’informativa sul trattamento dei dati.
• In modo esplicito – Vuol dire che se raccogliamo gli indirizzi di email tramite una form, il check non può essere preimpostato su “Sì”. Deve essere preimpostato su “No” o non essere preimpostato.
• In forma differenziata – Significa che, nel caso si volessero mandare messaggi pubblicitari riguardanti prodotti differenti o si volessero poter cedere i dati raccolti a terzi o utilizzarli per altre iniziative, il soggetto ha il diritto di scegliere separatamente e individualmente per quali finalità dare il proprio consenso.

 Apertura per il B2B

Il B2B offre qualche margine in più, in quanto si possono inviare messaggi promozionali ai propri clienti senza permesso esplicito, purché inerenti ai servizi già acquistati (cross-selling) e sempre offrendo la possibilità di rifiutare il messaggio promozionale o di chiedere che non ne vengano inviati altri. Sempre nel B2B sono previsti possibili “primi contatti” per acquisire il consenso all’invio di promozioni. Il messaggio va costruito con cura, inserendo tutti i dettagli per l’identificazione dell’azienda mittente e nella presentazione non è permesso inserire immagini di prodotti, offerte, promozioni o prezzi, ma solo link all’attività dell’azienda.

Indirizzi reperibili su internet o da elenchi pubblici

Ricordiamo che la reperibilità di un indirizzo email su Internet o in elenchi pubblici non autorizza l’uso del contatto telematico a fini promozionali. Tutte quelle email che riportano scritto che ci giungono perché hanno reperito il nostro indirizzo in un elenco pubblico, si stanno in pratica autodenunciando.

Cosa dice il Garante della Privacy

Se ancora non fosse chiaro, nel sopra citato articolo del Garante al punto 2.5 si legge “2.5 L’obbligo del consenso preventivo (c.d. opt-in) ai trattamenti effettuati ai fini promozionali tramite strumenti automatizzati o a questi equiparati si applica l’art. 130, commi 1 e 2, del Codice, in base al quale l’utilizzo di tali strumenti per le finalità di marketing è consentito solo con il consenso preventivo del contraente o utente (c.d. opt-in). Quindi, ai fini della legittimità della comunicazione promozionale effettuata, non è lecito, con la medesima, avvisare della possibilità di opporsi a ulteriori invii, né è lecito chiedere, con tale primo messaggio promozionale, il consenso al trattamento dati per finalità promozionali. Pertanto, senza il consenso preventivo -come costantemente ribadito dal Garante a partire dal provvedimento generale sullo spamming del 29 maggio 2003 (doc. web n. 29840)- non è possibile inviare comunicazioni promozionali con i predetti strumenti neanche nel caso in cui i dati personali siano tratti da registri pubblici, elenchi, siti web atti o documenti conosciuti o conoscibili da chiunque“

L’affitto delle liste

Chi acquisisce una banca dati, oltre ad avere l’onere di accertarsi che gli utenti abbiano prestato consenso esplicito, non appena ne viene in possesso deve inviare loro un messaggio di informativa, che precisi gli elementi indicati nell’art. 10 della legge 675 sulla privacy, comprensivi di riferimento e luogo (fisico, non solo indirizzo di posta elettronica) presso cui l’interessato possa esercitare i diritti di legge.

Questo per il solo fatto di possedere gli indirizzi. Nel caso poi voglia usarli per scopi pubblicitari dovrebbe richiedere il consenso, mandando, come abbiamo visto, una prima email in cui si chiede appunto il consenso a mandare informazioni di carattere pubblicitario.

Ovviamente a questo tipo di email rispondono pochissimi clienti e, di fatto, degli indirizzi comperati ne risulteranno utilizzabili pochi centesimi se non millesimi. La pratica più utilizzata allora è di “affittare” dei database. I proprietari delle liste inviano loro da parte nostra un messaggio pubblicitario alle proprie liste. Starà a noi crearne uno che stimoli gli utenti ad arrivare sul nostro sito e magari, questa volta, iscriversi alla nostra newsletter.

Liste di mail acquisite in casa

Va detto, comunque, che le liste acquisite in casa (cioè formate da tutti coloro che, giunti sul nostro sito, hanno chiesto esplicitamente di essere mantenuti al corrente sulle nostre attività) danno performance incomparabilmente più alte, in genere, di quelle affittate.